e-Commerce B2B

Como integrar a Plataforma de e-Commerce B2B com o ERP

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A experiência em execução de projetos bem sucedidos de e-Commerce B2B em grandes e médias indústrias e distribuidores nos diz que um dos fatores críticos de sucesso é uma integração eficiente e bem feita entre o ERP da empresa e sua plataforma de e-Commerce B2B.
É possível operar o B2B sem ter o ERP integrado? Sim, porém dá muito mais trabalho e ficamos muito mais sujeitos a risco. Simples!
O primeiro ponto da análise é entender o que é o modelo ideal quanto falamos em integração da plataforma de e-Commerce B2B com o ERP.
Produto é o ponto de início. A centralização da informação normalmente fica no ERP. Ele é o responsável pela gestão cadastral dos produtos como código, nome, partnumber, código de barras, peso (real ou cubado), fabricante e o que mais tiver.
O nome do produto em si costuma ser um problema, já que as empresas cadastram os nomes baseados em usos internos, e não com foco no cliente. Imagens, descrição completa, ficha técnica, dados de garantia, manual e vídeos do produto muito poucas empresas tem no ERP.
Então a estratégia que mais funciona é deixar os dados mais críticos a cargo do ERP, que vai exportar eles para o e-Commerce, e o resto do cadastro é feito diretamente na plataforma de e-Commerce B2B.
Além do cadastro, temos que ter informações sobre o tipo de produto, sua categorização (departamentos ou árvore de navegação), fabricantes, marcas, fornecedores, campos de filtros, buscas e comparações entre produtos. Tudo isto também deve ser planejado e cadastrado no B2B.
Estoque e Preço são as próximas informações críticas que devem estar na estratégia de integração. Em operações B2C (varejo) normalmente temos um único CD (Centro de Distribuição) e um único preço (ou o tradicional De/Por). Porém, quando falamos em operações B2B em indústrias e distribuidores, normalmente nos deparamos com vários CDs e várias tabelas de preço. Se no B2C o produto tinha um preço e um estoque, no B2B normalmente ele tem estoques diferentes em CDs diferentes e preços diferentes de acordo com a tabela de preço que cada tipo de cliente tem acesso. Então estes dois pontos são fundamentais estarem integrados, já que o risco de termos informações diferentes entre o ERP e o e-Commerce B2B cresce à medida que começamos a combinar produtos, CDs e tabelas de preços. Em algumas operações específicas, que tenham poucos CDs e SKUs, é possível iniciar sem integrar preço e estoque, mas deve-se tomar muito cuidado em manter a informação atualizada.
Um ponto que muda radicalmente entre integrações de plataformas B2C com B2B é que no B2C já temos o preço de venda definido. No B2B o preço final que o cliente paga depende profundamente da carga fiscal. Além do preço, devemos considerar IPI, ICM, Substituição Tributária e toda sorte de regras de exceções fiscais de clientes, produtos e estados. Com isso, ou a regra fiscal deve ser feita pelo ERP e o e-Commerce B2B se integra para fazer as consultas online ou o ERP deve exportar toda a parametrização fiscal de produtos e clientes para que a plataforma de e-Commerce B2B faça o cálculo ela mesma. A primeira opção parece mais simples, porém gera problemas de performance e escalabilidade, uma vez que o site fica totalmente dependente do ERP para calcular o preço de todos os pedidos em tempo real. Então fazer o cálculo fiscal diretamente na plataforma acaba sendo a melhor opção.
Com isso fechamos a integração de produtos do ERP para o e-Commerce. Seja no modelo que todos os dados são exportados ou seja num modelo misto, que o cadastro começa no ERP e é depois complementado no e-Commerce, que é a estratégia mais comum. Agora temos como exibir e vender os produtos.
Mas para quem estamos vendendo? Num e-Commerce B2C, para qualquer um que se cadastrar e quiser comprar e pagar. Num e-Commerce B2B temos já uma base de clientes (ativos, inativos ou apenas leads), temos aprovações de clientes, temos precificação diferente e limites de crédito por cliente.
Então o planejamento de como integrar os clientes é extremamente importante. Precisamos primeiro enviar a carteira de clientes da empresa para o e-Commerce B2B.
Deve-se exportar todos os dados cadastrais dos clientes e seus endereços. No modelo B2B um ponto muito importante é a segmentação de clientes. Deve-se estruturar um modelo em que os clientes possam ser classificados e agrupados, para que as políticas de precificação, pagamento e logísticas possam em seguida serem implementadas de forma mais fácil e uniforme. E para permitir que estes clientes acessem o site, deve-se também pensar numa estratégia de login. Pode-se gerar uma senha e enviar por e-mail ou impressa junto com o convite de conhecer o novo site B2B da empresa. Pode ser um processo de gerar a senha no primeiro acesso validando dados positivos, por exemplo.
O histórico de pedidos do cliente é um ponto delicado. Existem vários pós e contras em subir estas informações e sua análise deve ser feita com muito cuidado.
A outra via, que são os novos clientes que se cadastrem pela plataforma B2B, ou os clientes antigos que façam atualização cadastral, devem seguir o caminho inverso, são exportados do B2B para o ERP. Normalmente, quando temos modelos de venda baseados em perfis de cliente e limites de crédito, o cliente se cadastra no B2B, é exportado para o ERP, onde é feita sua análise de crédito e liberação, e só então esta informação volta ao B2B que libera o login e senha dele para entrar e comprar.
Agora que temos produtos, preços e clientes, que venham os pedidos.
Sejam pedidos, pré-pedidos ou orçamentos, eles normalmente seguem um fluxo até estarem prontos a serem exportados para o ERP. Em alguns casos é automático e em outros é necessário um workflow de aprovação (interno ou externo) para que o pedido possa “descer” para o ERP e seguir com seu faturamento e expedição.
Após o pedido ser aceito pelo ERP, deve-se entender quais são os fluxos e status que o site deve apresentar ao cliente e enviar e-mail de posicionamento. Isto é feito integrando os status entre o ERP e o B2B para que os dois sistemas tenham a mesma visão de onde está cada pedido.
Considerando um processo maduro de integração entre ERP e B2B, todos estes fluxos devem ocorrer com a mínima intervenção humana possível, sob o risco de termos que criar mais um cargo na empresa, que chamamos carinhosamente de “babá de pedido”.
Produtos são exportados para o B2B, clientes se cadastram, fazem pedido, descem para o ERP e acompanham suas posições de status.
É possível tudo isto ser feito manualmente? Sim, porém em ambientes com catálogos extensos, muitos clientes e pedidos e mudanças de estoque e preço frequentes, é o principal ingrediente para um monumental fracasso.
Mas todo o modelo ideal tem um custo, e normalmente não é tão barato. Então várias empresas iniciam com as integrações mais críticas e que consumam mais tempo (como preço e estoque) e vão implementando as demais ao longo do tempo, de acordo com o crescimento do canal digital e o retorno que ele gera.
Existe certo ou errado? Não. Existe um conjunto de best practices, know-how e experiência da equipe que define a mecânica do e-Commerce B2B e uma criteriosa análise de custo-benefício.

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Mauricio Di Bonifacio

Mauricio Di Bonifacio

Empreendedor e co-Founder da Fast Channel e da Vertis. 20 anos de experiência no mercado digital, atuando na tranformação digital do canal de vendas, através de iniciativas e-Commerce B2B e B2C.
Especialista em levar empresas para o mundo digital, aliando vendas, marketing digital e tecnologia. Participou de alguns dos principais projetos de e-Commerce no Brasil em empresas como Fast Shop, Camicado, Goodyear, Della Via Pneus, Arcelor Mittal, Giuliana Flores, Zelo, Preçolandia, MMartan, Corona dentre outros.
Tem muita experiência em inovação, startups, venda online, marketing digital, tecnologia e gestão de equipes multidisciplinares.
Mestrado e graduação pela USP, é palestrante, escritor e professor, além de editor dos blogs Universo B2B, Transformação Digital B2B e mauriciodibonifacio.com.

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